Dalam rangka mewujudkan pelayanan arsip secara lengkap, cepat, tepat, mudah, dan murah, tiga puluh lima pegawai Mahkamah Konstitusi (MK) melakukan pelatihan pengoperasian Sistem Informasi Pengelolaan Arsip (SIPA), di Ruang Konferensi Pers, lantai 4, Jumat (19/4). SIPA merupakan aplikasi yang dikembangkan sendiri oleh bagian IT MK dengan tujuan dapat disesuaikan dengan kebutuhan internal MK. Aplikasi SIPA diharapkan dapat mendukung MK dalam pengelolaan arsi.
Kegiatan yang dilaksanakan oleh Biro Umum MK itu dibuka langsung oleh Kepala Bagian Pengadaan, Perlengkapan, dan Fasilitas Persidangan, Arsip dan Ekspedisi, Imam Margono. Membuka acara tersebut, Imam menyampaikan pengelolaan arsip yang baik merupakan tugas mutlak yang harus dilaksanakan MK sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam menangani administrasi umum dan yustisial.
Dengan adanya SIPA, Imam berharap arsip yang dapat dikumpulkan dapat terpelihara dengan baik. “Arsip-arsip itu nantinya diharapkan dapat dipelihara dengan baik hingga dapat disajikan kepada generasi berikutnya di MK,” ujar Imam yang mengharapkan setelah pelatihan berlangsung para pegawai MK dapat mengaplikasikannya di unit kerja masing-masing.
Sekedar untuk diketahui, di instansi-instansi pemerintahan di Indonesia, termasuk di MK, aktivitas dalam pelaksanaan fungsi kearsipan masih dilakukan dengan sistem manual. Dalam banyak hal, sistem tersebut belum dapat memenuhi ketersediaan informasi yang ada saat ini, terutama dengan makin meningkatnya penggunaan teknologi modern layaknya computer dalama pekerjaan sehari-hari. Untuk itulah kemudian SIPA dihadirkan si MK untuk menunjang fungsi kearsipan dan mewujudkan pelayanan arsip yang lengkap, cepat, tepat, mudah dan murah.
Sebagai gambaran, SIPA adalah pengelolaan arsip yang tidak terbatas pada pengelolaan fisik dan procedural, melainkan juga menyangkut pengelolaan intelektual dan informasi dalam arsip dengan melibatkan teknologi komputer. SIPA saat ini belum dibangun untuk mencakup keseluruhan sistem dari pengelolaan arsip. SIPA baru dikembangkan dalam bentuk database arsip yang terdiri dari arsip aktif, arsip inaktif, arsip statis, dan arsip vital yang diciptakan oleh unit kerja di lingkungan MK.
Arsiparis (Pegawai yang berwenang melakukan kegiatan kearsipan, red) MK, Kasiman juga hadir pada pelatihan tersebut untuk menjelaskan penggunaan SIPA kepada pegawai lainnya. “SIPA masih sederhana supaya mudah digunakan oleh kita semua. Sebetulnya Arsip nasional sudah mengeluarkan aplikasi semacam ini, tapi masih sulit untuk digunakan semua orang,” jelas Kasiman.
Kasiman mengatakan selama ini arsip yang dihimpun tidak diketahui jumlahnya secara pasti. Dengan adanya SIPA diharapkan arsip-arsip yang diciptakan MK dapat dihimpun dan diketahui jumlahnya. “Karena itu dibutuhkan komitmen teman-teman semua untuk menggunakan SIPA ini,” tukas Kasiman yang juga menuntun para pegawai MK yang hadir pada pelatihan itu untuk memakai aplikasi SIPA. (Yusti Nurul Agustin/mh)