JAKARTA – Mahkamah Konstitusi (MK) mendapatkan penghargaan juara teladan I unit kearsipan tahun 2011. Lembaga ini dinilai mampu lembaga publik yang membina, memelihara, dan melestarikan arsip hingga pada akhirnya berhasil membangun sistem kearsipan dan dokumentasi yang tertata sehingga mudah diakses kembali.
Penghargaan diberikan saat Rapat Koordinasi Nasional Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Tahap II 2011 dan Penghargaan Pemenang Unit Kearsipan Pusat Teladan dan Lembaga Kearsipan Daerah Teladan, Selasa (15/11). Hadir dalam acara tersebut Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia M Asichin dan ratusan peserta dari sejumlah daerah di Indonesia.Penghargaan untuk MK diterima Sekretaris Jenderal MK Janedjri M Gaffar.
”Seluruh rangkaian penilaian terhadap unit kearsipan dan lembaga kearsipan dilakukan selama satu tahun penuh denganprosespembinaan,perekaman, dan diikuti penilaian di lapangan maupun secara administratif,” jelas M Asichin saat memberikan penghargaan. Penghargaan lain, yaitu untuk juara teladan II, diberikan kepada Kementerian Luar Negeri, sementara Sekretariat Negara mendapatkan gelar juara teladan III. Predikat juara harapan diberikan kepada Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif (juara harapan III),Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (juara harapan II), dan Kementerian Agama (juara harapan I).
Lembaga Kearsipan Nasional juga memberikan penghargaan kepada lembaga kearsipan daerah provinsi, kabupaten/ kota. Badan Perpustakaan dan Arsip Kalimantan Selatan mendapatkan gelar juara III, lalu gelar juara harapan II diberikan kepada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, dan gelar juara harapan pertama diterima oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.
Untuk kategori lembaga kearsipan teladan tahun 2011, juara teladan III adalah Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat, juara teladan II Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa barat, dan juara teladan I Provinsi Jawa Timur, yakni Kota Surabaya. Penghargaan kearsipan ini, menurut Asichin, akan dilanjutkan dalam skema pembinaan yang lebih luas dan terusmenerus. Aspeknya antara lain manajemen arsip,sumber daya hingga kelembagaan lembaga pengelola arsip. Tahun depan, kata Asichin, Lembaga Kearsipan Nasional akan membantu secara menyeluruh lembaga-lembaga yang sudah punya rintisan pengembangan kearsipan.
MK dianggap sudah mengembangkan sejarah perkembangan konstitusi di Republik Indonesia. ”Kita akan bantu sebisa kita. Di samping ada usaha dari instansi yang bersangkutan, Arsip Nasional juga terus melakukan pembinaan ke arah sana.Khususnya lembaga kearsipan daerah dibina bagaimana mengarsip dokumen yang baik dan benar,”jelas Asichin. Penghargaan ini disikapi MK agar bisa membangun sistem prosedur sehingga arsip bukan sekadar tumpukan kertas, dokumen,atau naskah tanpa arti, tetapi justru menjadi suatu sumber pelacakan informasi dan subjek untuk dokumen perjalanan bangsa dari waktu ke waktu, Pengarsipan dilakukan bukan hanya dengan menggunakan peraturan-peraturan pemerintah tentang arsip.
Tapi yang jauh lebih penting, bagi MK, adalah agar pengarsipan menjadi budaya bekerja dan para pegawai mencintai dan memahami betapa pentingnya arsip. Sistem kearsipan mudah saja dibangun, tetapi jika budaya kerja masih menganggap arsip adalah pekerjaan sampingan, maka pemahaman ini bisa kontraproduktif. Oleh karena itu,apa pun sistemnya,para pegawai harus memiliki kecintaan memelihara kearsipan karena akan berhubungan dengan dokumen negara.
Membangun budaya pengarsipan mesti dimulai dengan melakukan pemahaman tentang pentingnya arsip. Kemudian melatih secara konsisten setiap tahun para tenaga arsiparis. Tenaga-tenaga inilah yang bisa memahami file, menata, mengelompokkan, mendokumentasikan dan mengarah ke sistem arsip yang berbasis teknologi informasi,dalam bentuk film,DVD,pdf,dan CD room.