CIKARANG, HUMAS MKRI - Guna penyempurnaan kebijakan kearsipan, Mahkamah Konstitusi (MK) menggelar “Workshop Pembahasan Draft Pedoman dan Rencana Implementasi Pengelolaan Arsip Elektronik” di Cikarang, Jawa Barat. Melalui kegiatan yang menyasar upaya peningkatan kualitas pelayanan administrasi umum dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip elektronik yang autentik dan terpercaya, sejumlah arsiparis dan pegawai MK mendapatkan pemahaman seputar pengelolaan kearsipan elektronik dari ahlinya.
Saat sambutan pembukaan kegiatan pada Jumat (16/6/2023), Sekretaris Jenderal MK Heru Setiawan menyebutkan hubungan arsip dan pencipta arsip itu penting. Sehingga pentingnya tidak hanya berhenti pada arsip saja, melainkan berkembang menjadi literasi digital yang kemudian dapat mendukung kinerja MK. Untuk itu, Heru mengimbau kepada pegawai MK yang berada pada tatanan Pelaksana yang menjadi pencipta arsip, harus dapat mengadopsi jenis-jenis arsip yang ada pada setiap unit kerja. Sehingga keberagaman arsip yang ada tersebut, dapat kemudian diwujudkan dalam versi digitalisasi arsip guna meningkatkan kinerja Mahkamah.
“Bahwa power digitalisasi arsip itu adalah mudah ditemukan kembali, sehingga arsip lalu yang ada di setiap unit harus segera disiapkan untuk didigitalisasi. Ketika jenis arsip masing-masing unit sudah jelas dan teridentifikasi, maka semua dimuat dalam SIKD sehingga apapun yang dibutuhkan dapat kemudian mudah ditemukan. Yang pada akhirnya setelah didigitalisasikan. Arsip harus menjadi literasi digital yang berguna bagi pencari keadilan, hakim konstitusi, dan untuk penanganan perkara mulai dari dibuatnya permohonan hingga penciptaan putusan dari setiap perkara yang ada di MK,” jelas Heru.
Secara lebih rinci Heru mengungkapkan, pada awalnya arsip yang dianggap penting dikirimkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan harapan saat dicari akan dengan mudah ditemukan. Namun seiring berjalannya waktu dan kebutuhan, maka arsip-arsip tersebut harus pula mampu meningkatkan kinerja MK. Oleh karenanya, kepada seluruh peserta kegiatan pengelolaan arsip beberapa hari ini dapat menuangkan ide-ide yang dapat dijadikan pedoman dalam mewujudkan arsip menjadi literasi digital yang selanjutnya menjadi produk yang bermanfaat untuk alat kerja penunjang bagi kinerja MK secara lebih luas.
Pada akhir sambutan, Heru berharap kepada semua unit kerja untuk bersegera mendeskripsikan dan mengidentifikasi jenis arsip yang sudah diciptakan agar menjadi sumbangsih bagi arsiparis untuk menyempurnakan pedoman pengelolaannya. Setelahnya, sambung Heru, Tim TIK MK akan bergerak untuk membuat sistem digitalnya. Dengan demikian, rencana implementasi pengelolaan arsip secara elektronik dapat terwujud dengan sempurna di MK guna mewujudkan MK berkinerja.
Sebagai informasi, pelaksanaan tugas pengelolaan arsip elektronik di Unit Pengolah berada pada seluruh unit kerja di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK. Namun dalam tataran pelaksanaan, MK belum meramu pedoman yang sesuai dengan kriteria dan peraturan yang di antaranya memuat pedoman tata naskah; klasifikasi keamanan dan akses arsip; jadwal retensi arsip; program arsip vital; dan pedoman pengelolaan arsip elektronik. Oleh karena itu, MK menggandeng ahli dari ANRI dan Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE). Melalui agenda yang direncanakan sejak Kamis–Sabtu (15–17/6/2023), diharapkan didapatkan hasil berupa pedoman pengelolaan arsip elektronik yang lebih terkoordinasi dengan baik pada setiap unit kerja dalam pengelolaan arsip elektronik.
Penulis: Sri Pujianti.
Editor: Nur R.