BEKASI, HUMAS MKRI - Dalam rangka memberikan pelayanan informasi tentang kearsipan kepada pihak eksternal, Mahkamah Konstitusi (MK) melakukan penerimaan studi banding kearsipan dari Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan (BPJS Kesehatan) pada Senin (20/3/2023). Kepala Sub Bagian Arsip dan Ekspedisi MK Kin Isura Ginting dan sejumlah Arsiparis MK yakni Kasiman, Sunarti, Sri Rustiningrum, dan Basuki, menerima kehadiran Asisten Deputi Bidang Administrasi Badan BPJS Kesehatan Didin Budi Cahyono dengan delapan orang perwakilan dari BPJS Kesehatan lainnya di Gedung Arsip MK, Bekasi, Jawa Barat.
Didin Budi Cahyono dalam sambutannya mengatakan BPJS Kesehatan bidang kearsipan dikelola oleh Bidang Administrasi Badan, yang berfokus pada urusan kearsipan dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Dalam pengelolaan arsip yang baik, dibutuhkan sinergisitas dengan bidang lainnya sehingga pada agenda ini, sambung Didin, terdapat beberapa bidang lainnya, di antaranya Tim Aset dan Tim IT. Terkait dengan Tim Aset, di BPJS Kesehatan berperan dalam pengelolaan sarana dan prasarana, sehingga pada kesempatan studi banding ini, Tim BPJS Kesehatan berkeinginan melihat standardisasi ruang arsip MK.
“Diharapkan dengan agenda ini dan apa yang belum kami adopsi untuk kearsipan, bisa kemudian jadi referensi kami di BPJS Kesehatan. Diharapkan juga saat ini ada hal-hal baru yang bisa dipelajari sehingga menjadi referensi baru bagi kami dalam penyusunan struktur organisasi kearsipan,” sebut Didin.
Selain itu, sambung Didin, Tim IT BPJS Kesehatan pun dibawa serta untuk mendapatkan pengetahuan mengenai pemanfaatan aplikasi yang mungkin saja digunakan MK untuk mendukung kinerja bidang kearsipan.
Berikutnya Didin pun menyebutkan alasan pihak BPJS Kesehatan memilih MK sebagai tempat untuk belajar tentang pengelolaan kearsipan. Terkait hal ini, ungkap Didin, setelah pihaknya mendapatkan rekomendasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Disebutkan bahwa nilai pengelolaan arsip MK terbilang bagus. Selain itu, BPJS Kesehatan sebagai bagian dari lembaga publik yang bertanggung jawab langsung kepada Presiden, memilih MK dengan harapan dapat melihat lebih dekat kebijakan yang diterapkan MK dalam pengelolaan arsip dinamis dan statis, penggunaan aplikasi kearsipan, sarana dan prasaran, serta sumber daya manusia yang melakukan pengelolaan kearsipannya.
Kearsipan MK
Arsiparis MK Sunarti dalam paparan menguraikan bahwa pengorganisasian penyelenggaraan kearsipan di MK terdiri atas Unit Pengolah, Unit TIK, dan Unit Kearsipan. Setiap unit memiliki peran yang saling terkait. Misalnya Unit TIK berperan mempersiapkan perangkat keras dan perangkat lunak untuk pengelolaan arsip elektronik; melaksanakan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak; melaksanakan back up; dan melakukan pemeliharaan, penyimpanan, konversi dan migrasi sistem pengelolaan arsip berbasis teknologi dan informasi. Sementara itu untuk Unit Kearsipan bertugas untuk mempersiapkan rancangan kebijakan kearsipan; melaksanakan pengurusan dan pengendalian naskah dinas; melaksanakan pengelolaan arsip inaktif; mengolah dan menyebarluaskan arsip menjadi informasi; melaksanakan pemusnahan arsip; mempersiapkan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional RI; melaksanakan pembinaan dan supervisi kearsipan.
“Keberhasilan dari pengelolaan arsip dan aplikasinya di MK karena adanya kerja sama dan dorongan dari pimpinan yang membuat budaya kerja yang terkelola dalam standar dan prosedur yang terstruktur. Sehingga seluruh pegawai ikut bertanggung jawab mengelola arsip secara efektif dan efisien,” jelas Sunarti.
Aplikasi yang Memudahkan Pengarsipan
Untuk penciptaan arsip di MK, sambung Sunarti, terdapat administrasi umum yang terdiri atas arsip-arsip umum. Sementara administrasi peradilan terdiri atas arsip-arsip perkara. Untuk memudahkan semua tugas kearsipan, MK pun memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi melalui pengembangan dalam berbagai format arsip, seperti Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang dikembangkan sesuai kebutuhan MKRI dengan penambahan fitur Manajemen Kinerja Pegawai; Sistem Informasi Penomoran Arsip Dinamis (SiPANDA) yang terkoneksi dengan SIKD; Sistem Informasi Pengelolaan Arsip (SIPA) untuk pengelolaan arsip inaktif dan foto; E-Minutasi berupa aplikasi untuk pengelolaan arsip perkara, mulai dari Permohonan Pemohon sampai dengan Putusan/Ketetapan MK.
“Kalau dulu belum ada aplikasi, komunikasi antar-unit dan pemindahan itu sulit, sekarang sudah lebih mudah dan cepat. Sekarang ini misalnya saja dalam waktu tiga hari pasca-putusan, e-munitasi sudah bisa diterima oleh unit kearsipan dari Kepaniteraan MK,” terang Sunarti.
Usai saling berbagi pengalaman dan diskusi menyoal teknis pengelolaan arsip, para tamu dari BPJS Kesehatan pun diajak untuk berkeliling Gedung Arsip MK. Guna mengetahui alur penerimaan arsip di MK, dengan dipandu oleh Arsiparis Kasiman, para tamu diajak menyusuri ruang demi ruang yang ada di Gedung Arsip, yakni Ruang Layanan, Ruang Transit dan Penyusutan, Ruang Pengolahan, Ruang Penyimpanan, Ruang Audio Visual, dan Ruang Kerja.
Penulis: Sri Pujianti.
Editor: Nur R.