JAKARTA, HUMAS MKRI – Mahkamah Konstitusi (MK) kembali menggelar kegiatan Diklat Kepaniteraan tentang Penerimaan Permohonan, Persidangan, dan Pasca-Persidangan Secara Elektronik dan Manual, pada Kamis (5/1/2023) di Aula Gedung I MK. Pada hari ketiga ini, diklat diisi dengan materi mengenai Manajemen Pengolahan Data Perkara dan Putusan Mahkamah Konstitusi berbasis SIMPP dan Website, Manajemen Pengolahan Data Perkara dan Pemberkasan Perkara Berbasis Aplikasi SIMPP, E-Minutasi, dan Website, Pengarsipan Berkas Perkara dan Penyelamatan dan Pelestarian Arsip, serta Penerapan Aplikasi Manajemen Pengolahan Data Perkara dan Pemberkasan Perkara Berbasis Aplikasi SIMPP, e-Minutasi, dan Website.
Dalam penyampaian materi mengenai pengarsipan, Tato Pujiarto yang merupakan Koordinator Kelompok Substansi Akuisisi Arsip I Arsip Nasional RI (ANRI) menyampaikan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Tato menegaskan, lembaga negara dalam hal ini MK wajib mengirimkan arsip ke ANRI, yang mana. hal tersebut diatur dalam UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 53 tentang Kearsipan. “Lembaga negara wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Namun, tidak semua arsip ke ANRI hanya arsip statis saja yang dikirimkan ke ANRI,”ujar Tato secara luring dari Aula Gedung I MK.
Lebih lanjut Tato menjelaskan, arsip terbagi menjadi dua yakni, arsip dinamis dan arsip statis. arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. “Arsip dinamis arsip yang masih digunakan, sementara arsip statis arsip yang sudah tidak digunakan oleh pencipta arsip tetapi bermanfaat bagi masyarakat,” terangnya.
Baca juga:
Tingkatkan Kualitas Putusan, MK Gelar Diklat Kepaniteraan
Diklat Kepaniteraan Bahas Koordinasi DPR dan Pemerintah dalam Sidang PUU
Pemusnahan Arsip
Selain itu, Tato juga menjelaskan pemusnahan arsip lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI. ia menyebut, pemusnahan arsip ini merupakan suatu kebutuhan suatu lembaga negara dan sama dengan penyerahan arsip.
“Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud, dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses hukum suatu perkara,” terang Tato.
Menurut Tato, pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali. Hal tersebut dilakukan dengan disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan dan diisertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan. Pemusnahan arsip di luar dari prosedur yang benar, sambung Tato, akan dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp. 500.000.000 (lima ratus juta rupiah).
Sebelumnya, pada sesi awal diklat hari ketiga (5/1/2023), sejumlah narasumber dari lingkungan Kepaniteraan MK yang membahas mengenai Manajemen Pengolahan Data Perkara dan Pemberkasan Perkara Berbasis Aplikasi SIMPP, E-Minutasi, dan Website. Salah satu narasumber, yakni Panitera Muda III Ida Ria Tambunan dalam penyampaian materinya membahas mengenai Minutasi Berkas Perkara. Ida menjelaskan, pedoman minutasi berkas perkara (e-minutasi) ini disusun sebagai panduan bagi Panitera, Panitera Muda, Panitera Pengganti, dan Petugas yang ditunjuk di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK sehingga berkas perkara dapat disusun dengan cepat, tepat, baik dan benar serta dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Pedoman Minutasi Berkas Perkara (e-minutasi) ini juga secara terus-menerus dilakukan penyempurnaan sesuai dengan kebutuhan, sehingga diharapkan mampu mendukung proses administrasi peradilan yang lebih efektif dan efisien serta dalam upaya mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik (Good Governance).
Resmi DItutup
Panitera MK Muhidin secara resmi menutup Diklat Kepaniteraan tentang Penerimaan Permohonan, Persidangan, dan Pasca-Persidangan Secara Elektronik dan Manual. Dalam sambutan penutupnya, Muhidin mengatakan pembahasan selama tiga hari ini menitikberatkan pada poin penting untuk memanfaatkan sistem yang ada agar lebih optimal dan dapat mendukung fungsi kinerja penanganan perkara di MK.
Untuk diketahui, kegiatan yang berlangsung pada Selasa – Kamis (3/1/2022 – 5/1/2022) diikuti oleh 125 orang peserta di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK yang hadir secara luring. Diklat ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan menyamakan persepsi pegawai di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK terkait prosedur penerimaan permohonan, persidangan, dan pasca persidangan yang dilakukan secara elektronik maupun manual serta meningkatkan pengetahuan dan pemahaman tentang Prosedur Penanganan Perkara di MK.
Materi kegiatan yang diberikan kepada para peserta meliputi Manajemen Penanganan Perkara Berbasis SIMPP dan Website; Pelaksanaan Administrasi Perkara Berbasis SIMPP dan Website; Perlindungan Data Pribadi dan Keabsahan Tanda Tangan Elektronik; Layanan Pengajuan Permohonan Berbasis SIMPP dan Website; Manajemen Persidangan berbasis SIMPP dan Website; Sinkronisasi Penyelenggaraan Persidangan Berbasis Online; Penerapan Aplikasi Manajemen Persidangan Berbasis SIMPP dan Website; Manajemen Pengolahan Data Perkara dan Pemberkasan Perkara Berbasis Aplikasi SIMPP, E-Minutasi, dan Website; Pengarsipan Berkas Perkara, Penyelamatan dan Pelestarian Arsip dan Penerapan Aplikasi Manajemen Pengolahan Data Perkara dan Pemberkasan Perkara Berbasis Aplikasi SIMPP, E-Minutasi, dan Website.
Materi-materi tersebut disampaikan seluruhnya oleh para narasumber dari Kepaniteraan MK, BSSN, Kementerian Hukum dan HAM, Sekretariat DPR RI, dan ANRI. Serta narasumber dari internal MK yaitu Panitera, Panitera Muda, Tim Registrasi Perkara, Tim Persidangan, Tim Kejurupanggilan, Tim Pengolah Data Perkara dan Putusan, dan Tim IT yang memiliki kapabilitas dan pengalaman dalam penanganan perkara di MK.(*)
Penulis: Utami Argawati
Editor: Lulu Anjarsari P.