BEKASI, HUMAS MKRI – Keberadaan arsip bagi lembaga pengadilan seperti Mahkamah Konstitusi (MK), berperan sebagai database keilmuan dan menjadi pusat informasi yang terkait dengan peristiwa-peristiwa hukum terutama soal penanganan perkara konstitusi yang menggambarkan dinamika perjalanan kehidupan politik suatu bangsa. Arsip negara yang ada pada MK dapat bernilai sejarah yang penting bagi pertanggungjawaban nasional kepada generasi sekarang maupun generasi mendatang.
“Oleh karena itu, dalam rangka menjamin keselamatan dan keamanan arsip, Mahkamah Konstitusi berkomitmen untuk mengelola arsip secara efektif dan efisiens sesuai dengan kaidah dan ketentuan peraturan perundang-undangan,” kata Plt. Sekretaris Jenderal MK Heru Setiawan saat memberikan sambutan dalam kegiatan Konsinyering dan Bimbingan Teknis Penilaian dan Pemusnahan Arsip di Lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal Mahkamah Konstitusi Tahun 2022 pada Rabu (30/11/2022) di Bekasi, Jawa Barat.
Terkait dengan manajemen pengelolaan arsip, Heru menyebutkan terdapat satu prinsip bahwa arsip disimpan selama arsip tersebut digunakan. Berdasarkan ketentuan Pasal 66 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, ada beberapa prosedur dan tahapan yang harus dilaksanakan untuk melaksanakan pemusnahan arsip. Untuk itu, sambung Heru, kegiatan penilaian arsip yang akan dimusnahkan pada saat ini menjadi bagian dari kegiatan untuk melaksanakan prosedur pemusnahan arsip tersebut. Prosedur penilaian arsip ini harus dilalui untuk menghindari sanksi administrasi maupun pidana sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
“Oleh karena itu, kita harus berhati-hati untuk tidak memusnahkan arsip dengan sembarangan jika tidak ingin kena sanksi administrasi/pidana tersebut. Kalau memang arsip yang disimpan di Unit Kerja sudah menumpuk dan jarang digunakan oleh unit kerja, silakan arsip tersebut ditata dan dipindahkan ke Unit Kearsipan. Biarlah Unit Kearsipan kemudian yang merencanakan dan melaksanakan pemusnahan arsip. Sesuai dengan undang-undang kearsipan yang bertanggungjawab terhadap pemusnahan arsip adalah Unit Kearsipan,” jelas Heru.
Arsip yang Tidak Bernilai Guna
Sementara itu, Kepala Biro Umum Elisabeth dalam laporan kegiatan menyebutkan seiring dengan dinamika tugas dan fungsi MK yang meningkat maka volume arsip pun meningkat. Hal ini dapat saja menimbulkan masalah terutama atas penyediaan sarana prasarana pengelolaan arsip, biaya pengelolaan arsip, dan berbagai masalah lainnya yang menjadi beban ekonomi organisasi. Oleh karena itu, pada 2022 ini Unit Kearsipan MK akan memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna tersebut.
Adapun maksud dari konsinyering dan bimbingan teknis penilaian dan pemusnahan arsip ini, Elisabeth menyebutkan guna memperoleh pemahaman yang sama saat membahas dan menentukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan dengan tujuan terpeliharanya arsip secara optimal di MK. Selain itu juga agar terciptanya efisiensi dalam penggunaan kapasitas dan peralatan yang terkait dengan penyimpanan arsip serta upaya penyelamatan arsip yang berguna bagi kepentingan nasional terutama untuk kebutuhan pelestarian bukti sejarah MK.
“Jumlah arsip akan dinilai sebanyak 10.952 berkas yang berasal dari Biro Keuangan dan Perencanaan; Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol; Biro SDM dan Organisasi; Biro Umum; dan Pusat Pengkajian dan Penelitian Perkara, Pengelolaan Perpustakaan dan Sejarah Konstitusi, dan Inspektorat. Dalam kegiatan ini, juga dihadirkan narasumber dari Arsip nasional RI (ANRI) guna memberikan panduan, pencerahan, dan pemahaman tentang kebijakan dan prosedur yang benar dalam penilaian arsip,” terang Elisabeth.
Pemusnahan untuk Efektivitas dan Efisiensi
Berikutnya dalam paparan mengenai “Kebijakan Penyusutan Arsip” ini, Taufik yang merupakan Arsiparis Utama ANRI menyebutkan arsip yang masih menumpuk selama 19 tahun sejak MK berdiri harus mengalir sehingga tidak perlu ada arsip yang berserakan. Sebab, setiap 10 tahun harus dilakukan pemusnahan arsip guna efektivitas dan efisiensi dari arsip sebuah lembaga termasuk MK termasuk pula dengan pengalihannya pada bentuk digital. “Maka arsip aktif yang ada pada unit kerja suatu lembaga itu cukup sepuluh persen sampai dua puluh persensaja. Sisanya harus dilakukan efisiensi,” jelas Taufik.
Selanjutnya Tato Pujiarto selaku Koordinator Kelompok Akuisisi Arsip dari ANRI melalui bahasan mengenai “Teknik Penilaian dan Pemusnahan Arsip” mengungkapkan penilaian arsip sangat penting dengan analisis serta dasar hukum yang dijadikan landasan penilaian. Selain itu, ada pula pertimbangan khusus dalam menentukan suatu arsip yang harus diselamatkan sebelum dilakukan penilaian dan pemusnahan.
Sebagai informasi, kegiatan konsinyering dan bimbingan teknis penilaian dan pemusnahan arsip ini akan dilaksanakan selama tiga hari ke depan, mulai Rabu - Jumat (30/11 – 2/12/2022). Kegiatan ini diikuti sejumlah 45 orang peserta yang terdiri atas perwakilan pejabat atau staf seluruh unit kerja asal pemilik arsip yang akan dimusnahkan di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal Mahkamah Konstitusi.
Penulis: Sri Pujianti.
Editor: Nur R.