JAKARTA, HUMAS MKRI – Sejumlah 97 orang mahasiswa semester lima Program Studi Kearsipan, Departemen Bahasa, Seni, dan Manajemen Budaya, Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada (Vokasi Kearsipan UGM) hadir di Ruang Delegasi MK pada Senin (28/10/2019). Para mahasiswa yang didampingi beberapa dosen ini disambut oleh Arsiparis Muda MK Siwi Kartika Sari yang juga merupakan Alumni Kearsipan UGM.
Mewakili pihak sekolah, Waluyo menyampaikan tujuan dari kunjungan ke MK adalah sebagai upaya pihak sekolah untuk memperkenalkan pengelolaan arsip pada berbagai institusi atau lembaga negara. Utamanya pengelolaan dan bagaimana MK merawat arsip-arsip persidangannya. “Selain itu juga, harapan ke depannya, mahasiswa yang hadir pada hari ini adalah angkatan semester 5, yang nantinya pada semester 6 nanti akan menjalani KKN. Sehingga dengan adanya kunjungan ini mungkin nantinya ada yang tertarik mendalami kearsipan di MK,” sampai Waluyo.
Sebagai awalan dalam paparan berjudul “Peran Fungsi Arsip dan Sistem Kearsipan”, Siwi mengajak para mahasiswa berkenalan dengan unit kearsipan yang secara struktur berada pada Sekretariat Jenderal MK. Dalam pedoman pengelolaan arsipnya, arsiparis MK diharuskan memahami kewenangan MK. Sehingga, dalam menangani kearsipan yang ada pada lembaga peradilan ini arsipnya pun terbagi atas dua jenis. Pertama, arsip peradilan yang merupakan arsip terkait perkara dan bersifat substansif. Kedua, arsip umum yang nerupakan arsip-arsip di luar perkara atau arsip yang berfungsi penunjang kelembagaan.
“Perlunya pengelolaan arsip di lembaga di antaranya sebagai sumber informasi, memori organisasi, dan pembuktian kegiatan. Dan baiknya MK dalam pengarsipan, para arsiparis bekerja sama dengan tim IT MK untuk mempercepat dan mengefektifkan berbagai pekerjaan di MK dengan dibuatkannya berbagai aplikasi yang sangat mendukung kemajuan kearsipan,” terang Siwi.
Adapun beberapa aplikasi MK yang terkait dengan bidang kerja kearsipan, yaitu SIKD, SIPA, Sipanda, dan e-minutasi. Terkait dengan e-minutasi, sambung Siwi, digunakan MK untuk mengawal rekam jejak sebuah perkara. Sehingga tidak ada lagi permasalahan kehilangan berkas perkara yang diajukan para Pemohon di MK. Siwi mengakui bahwa sebelum dikenalkannya sistem ini, berkas perkara MK yang diibaratkan seperti ban yang berjalan yang membutuhkan beberapa perhentian sehingga sangat rentan terhadap kealpaan pemberkasan. “Maka, melalui e-minutasi ini kecelakaan kerja yang demikian dapat diminimalkan,” sampai Siwi. (Sri Pujianti/NRA)