JAKARTA, HUMAS MKRI - Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Provinsi Jawa Timur melakukan studi banding mengenai Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang diterapkan di Mahkamah Konstitusi (MK). Segenap jajaran pejabat BPSDM Jatim diterima Sekjen MK M. Guntur Hamzah di Ruang Rapat Gedung MK, Kamis (4/7/2019) siang.
“Kami dari BPSDM Jatim sedang mengembangkan sistem IT terkait proses administrasi surat menyurat. Kedatangan kami ke MK ingin mendapatkan informasi terkait pengembangan IT khususnya administrasi surat menyurat. Karena kami mendengar sistem IT di MK perkembangannya sangat pesat. Jadi, kami dapat menimba ilmu dan bertukar pikiran,” jelas Kepala BPSDM Jatim, I Gusti Ngurah Indra Setiabudi Ranu.
Guntur didampingi sejumlah pejabat MK dan Tim IT MK merespons positif keinginan BPSDM Jatim yang ingin melakukan studi banding mengenai SIKD di MK. SIKD, kata Guntur, merupakan aplikasi yang akan memudahkan para pegawai dalam menjalankan tugas.
“Namun untuk menerapkan SIKD dibutuhkan komitmen yang kuat dari pimpinan. Karena sebelumnya kami sudah sering menerapkan berbagai aplikasi dan sistem informasi. Komitmen yang kuat adalah kuncinya. Kalau punya komitmen yang kuat, maka akan jalanlah SIKD,” jelas Guntur.
Dikatakan Guntur, cukup banyak kendala dalam menjalankan SIKD. “Tapi kendala itu membuat orang yang sudah di level nyaman, bukan main beratnya melakukan perubahan-perubahan. Karena dia sudah merasa nyaman dengan sistem manual,” ungkap Guntur.
Guntur menegaskan, melalui SIKD membuat pekerjaan para pegawai menjadi lebih simpel dan ringan. Bahwa pekerjaan akan menumpuk, tapi menumpuknya di dunia maya, tidak dilihat orang lain. “Ibarat kita punya rumah, tidak perlu dilihat hiruk-pikuk di ruang tamu kita. Tetapi yang hiruk-pikuk itu di dapur. Hiruk-pikuk itu tidak perlu tampil ke depan. Tapi di dunia maya, di SIKD itu banyak sekali data di sana. Setiap orang bisa melakukan, sesuai dengan level untuk mengakses berbagai informasi,” imbuh Guntur.
Selain itu, Guntur melanjutkan, SIKD akan terus menerapkan di lingkungan pegawai MK. Namun untuk menerapkan SIKD harus pahami kondisi di lapangan. “Karena ini adalah kebutuhan mereka. Saya hanya membuka kran kebutuhan mereka. Inilah bedanya dengan di daerah-daerah yang pimpinannya membawa misi. Bahwa misinya memang bagus, tapi tidak paham kondisi di lapangan. Artinya, pahami kondisi di lapangan. Apakah ini merupakan kebutuhan lembaga atau memang belum. Kalau belum, ya memang harus hati-hati. Karena bisa jadi, dia terpaksa melakukan itu,” urai Guntur.
Sebagaimana diketahui, aplikasi SIKD merupakan suatu upaya mendukung program RPJMN Pemerintah dalam kerangka e-Government, yakni dengan pengelolaan arsip elektronik yang tertib pada tiap Kementerian/Lembaga Pemerintah, baik di tingkat pusat maupun daerah, Perguruan Tinggi dan BUMN/BUMD. Di samping itu, aplikasi ini penting bagi jantung pendokumentasian rekaman informasi di setiap lembaga dan diimplementasikan agar mampu menciptakan pengelolaan arsip yang baik. SIKD MK merupakan pencapaian MK di bidang tata persuratan elektronik setelah sebelumnya MK menerapkan sejumlah aplikasi. Misalnya, MK pernah memiliki aplikasi Sistem Informasi Disposisi Elektronik (Simdok). MK terus mencari dan mengembangkan aplikasi alternatif. Hingga kemudian atas kontribusi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), MK dapat mengembangkan SIKD.
Kelebihan SIKD terletak pada kemudahan dalam mengembangkan aplikasi tersebut sesuai dengan kebutuhan MK. Selain itu, SIKD dapat dipergunakan untuk beragam keperluan, seperti membuat draft dan template surat dinas, e-filling arsip digital, monitoring usulan dan tindak lanjut berkas, perarsipan berkas, pencarian arsip, digitalisasi berkas kertas, penomoran surat, sertifikasi tanda tangan elektronik dan lain-lain. (Nano Tresna Arfana/LA)