Komisi Pemilihan Umum (KPU) dan Komisi Perlindungan Hak Asasi Manusia (Komnas HAM) melakukan kunjungan ke Mahkamah Konstitusi (MK) pada Senin (18/3/2019) pagi di Ruang Rapat Gedung MK. Rombongan KPU dan Komnas HAM disambut langsung oleh Sekretaris Jenderal MK M. Guntur Hamzah dengan didampingi oleh Kepala Biro Keuangan dan Perencanaan Tatang Garjito, Kepala Biro Umum Mulyono, Kepala Biro SDM dan Organisasi Teguh Wahyudi serta sejumlah staf IT dan arsiparis. Rinardi menyampaikan kedatangan pihaknya tersebut bertujuan hendak mempelajari implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK.
Terkait hal tersebut, Guntur menyampaikan bahwa MK menerapkan SIKD dari ANRI sejak 2016. Tetapi, lanjutnya, ada proses tambal sulam dan perubahan menyesuaikan dengan kebutuhan MK. Secara umum, penerapan SIKD dilakukan pada Maret 2017 pada Unit Kearsipan. “Tanggal 2 Mei 2017 seluruh unit kerja di lingkungan Mahkamah Konstitusi telah menindaklanjuti Surat Masuk dengan Menggunakan SIKD. Awal Juni 2017, seluruh unit kerja lingkungan Mahkamah Konstitusi telah mengelola arsip (Nota Dinas/Surat Dinas/Undangan/Pengumuman,dll) menggunakan SIKD,” jelas Guntur di hadapan jajaran pejabat Komnas HAM dan KPU tersebut.
Ia pun berbagi pengalaman mengenai hambatan selama implementasi SIKD di awal. Beberapa hambatan dalam penerapan SIKD yang terbesar mengenai mindset para pegawai yang belum meyakini keberhasilan sistem SIKD yang mengurangi penggunaan kertas. Ia memisalkan mengenai tanda tangan digital yang masih diragukan keabsahan secara hukum. Namun, sambung Guntur, seiring waktu penerapan aplikasi sudah mulai dipergunakan setiap unit kerja. “Intinya, learning by doing, semua kendala itu teratasi. Alhamdulillah sekarang sudah terbiasa menggunakan SIKD,” ujar Guntur.
Guntur melanjutkan semua naskah dinas dan dokumen elektronik menggunakan SIKD. Tim IT MK sudah menyiapkan aplikasi yang akan dipergunakan, di antaranya surat elektronik, naskah dinas dan hubungi MK, serta whatsapp. “Semua naskah dinas yang masuk via whatsapp, biasanya saya masukan ke SIKD. Hal ini akan memudahkan untuk mencari jejaknya jika akan digunakan ke depannya. Dengan SIKD, dokumen yang terkirim via whatsapp menjadi naskah dinas resmi,” papar Guntur.
Akan tetapi, lanjutnya, seiring perjalanan beberapa perubahan dilakukan MK terkait aplikasi SIKD agar sesuai dengan kebutuhan MK. Beberapa perubahan yang dilakukan adalah fitur draft naskah dinas, pengintegrasian nomor surat dan sertifikasi tanda tangan digital. “Kami mengembangkan aplikasi SIKD menyesuaikan kebutuhan MK,” ujarnya.
Kemudian, Guntur menyebut penggunaan SIKD tersebut mempunyai dampak yang besar bagi MK. Ia menyebut beberapa keuntungan penggunaan SIKD, di antaranya penggunaan kertas di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK berkurang (Less Paper Office). Selain itu, ia menjelaskan pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan meminimalkan penumpukan kertas di atas meja. “Tak hanya itu, SIKD memudahkan dalam pengendalian surat yang harus ditindaklanjut serta monitoring tindak lanjut surat. Istilahnya tadi kerja fisik, sekarang kerja cerdas,” paparnya.
Selama dua tahun penggunaan SIKD di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK, tercatat sebanyak 12.063 surat usulan telah masuk; 99.763 surat tindak lanjut; 12.936 file dalam bentuk digital terunggah dalam sistem; serta 361 orang pengguna aktif. Terkait sertifikasi tanda tangan digital, Guntur mengungkapkan MK bekerja sama dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN). MK menggunakan server milik BSSN untuk memastikan keaslian dan keotentikan dokumen yang dikirim melalui SIKD.
Untuk diketahui, keberadaan aplikasi SIKD untuk mendukung program RPJMN Pemerintah dalam kerangka e-Government, yaitu pengelolaan arsip elektronik yang tertib di setiap Kementerian/Lembaga Pemerintah pusat dan daerah, Perguruan Tinggi dan BUMN/BUMD. Selain itu, aplikasi ini sangat penting sebagai jantung pendokumentasian rekaman informasi di setiap lembaga, dan sangat penting diimplementasikan untuk bisa mengelola arsip yang tercipta. Aplikasi SIKD telah banyak digunakan oleh Kementerian/Lembaga, Perguruan Tinggi, BUMN dan BUMD, dan Lembaga Kearsipan Provinsi dan Kabupaten/Kota. (Lulu Anjarsari)