Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan (PPATK) melakukan kunjungan ke Mahkamah Konstitusi (MK) pada Kamis (7/2/2019) pagi di Ruang Rapat Gedung MK. Rombongan PPATK yang dipimpin oleh Sekretaris Utama PPATK Rinardi disambut langsung oleh Sekretaris Jenderal MK M. Guntur Hamzah dengan didampingi oleh Kepala Biro Humas dan Protokol Heru Setiawan, Kepala Biro Keuangan dan Perencanaan Tatang Garjito, Kepala Biro Umum Mulyono, Inspektur Pawit Haryanto serta sejumlah staf IT dan arsiparis. Rinardi menyampaikan kedatangan pihaknya tersebut bertujuan hendak mempelajari implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK.
Terkait hal tersebut, Guntur menyampaikan bahwa MK menerapkan SIKD dari ANRI sejak 2017. Akan tetapi, lanjutnya, seiring perjalanan beberapa perubahan dilakukan MK terkait aplikasi SIKD agar sesuai dengan kebutuhan MK. Beberapa perubahan yang dilakukan adalah fitur draft naskah dinas, pengintegrasian nomor surat dan sertifikasi tanda tangan digital. “Kami mengembangkan aplikasi SIKD menyesuaikan kebutuhan MK,” ujarnya.
Guntur pun berbagi pengalaman mengenai hambatan selama implementasi SIKD di awal. Beberapa hambatan dalam penerapan SIKD yang terbesar mengenai mindset para pegawai yang belum meyakini keberhasilan sistem SIKD yang mengurangi penggunaan kertas. Ia memisalkan mengenai tanda tangan digital yang masih diragukan keabsahan secara hukum. Namun, sambung Guntur, seiring waktu penerapan aplikasi sudah mulai dipergunakan setiap unit kerja. “Intinya, learning by doing, semua kendala itu teratasi. Alhamdulillah sekarang sudah terbiasa menggunakan SIKD,” ujar Guntur.
Kemudian, Guntur menyebut penggunaan SIKD tersebut mempunyai dampak yang besar bagi MK. Ia menyebut beberapa keuntungan penggunaan SIKD, di antaranya penggunaan kertas di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK berkurang (Less Paper Office). Selain itu, ia menjelaskan pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan meminimalkan penumpukan kertas di atas meja. “Tak hanya itu, SIKD memudahkan dalam pengendalian surat yang harus ditindaklanjut serta monitoring tindak lanjut surat. Istilahnya tadi kerja fisik, sekarang kerja cerdas,” paparnya.
Terkait sertifikasi tanda tangan digital, Guntur mengungkapkan MK bekerja sama dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN). MK menggunakan server milik BSSN untuk memastikan keaslian dan keotentikan dokumen yang dikirim melalui SIKD.
Selama dua tahun penggunaan SIKD di lingkungan Kepaniteraan dan Sekretariat Jenderal MK, tercatat sebanyak 12.063 surat usulan telah masuk; 99.763 surat tindak lanjut; 12.936 file dalam bentuk digital terunggah dalam sistem; serta 361 orang pengguna aktif.
Menanggapi pemaparan Guntur, Rinardi mengungkapkan penjelasan yang diuraikan Guntur jauh melebihi ekspektasinya. Ia berterima kasih atas sharing dari MK sebagai pihak yang menggunakan langsung SIKD. Ia menjelaskan bahwa PPATK merupakan institusi kecil bekerja dengan jutaan transaksi dan SIKD dapat mengefisienkan dan mengefektifkan waktu dan SDM dalam menangani transaksi-transaksi tersebut. “SIKD memudahkan proses analisa data pelapor, apabila ada analisa yang tidak bisa dilaksanakan bisa diproses ke aparat penegak hukum,” urai Rinardi.
Selanjutnya, mengenai pertanyaan tentang digitalisasi berkas keuangan, Guntur menyampaikan tidak semua berkas keuangan digitalisasi, semisal kuitansi. Sementara untuk permohonan atau berkas penanganan perkara, ia memastikan MK telah melakukan digitalisasi atas koordinasi dengan BPK. “Jika BPK hendak melakukan pemeriksaan terkait penanganan permohonan, MK memberikan akses kepada BPK,” jelasnya.
Untuk diketahui, keberadaan aplikasi SIKD untuk mendukung program RPJMN Pemerintah dalam kerangka e-Government, yaitu pengelolaan arsip elektronik yang tertib di setiap Kementerian/Lembaga Pemerintah pusat dan daerah, Perguruan Tinggi dan BUMN/BUMD. Selain itu, aplikasi ini sangat penting sebagai jantung pendokumentasian rekaman informasi di setiap lembaga, dan sangat penting diimplementasikan untuk bisa mengelola arsip yang tercipta. Aplikasi SIKD telah banyak digunakan oleh Kementerian/Lembaga, Perguruan Tinggi, BUMN dan BUMD, dan Lembaga Kearsipan Provinsi dan Kabupaten/Kota. (Lulu Anjarsari)